अब सबसे जरूरी सवाल यह है कि Best IVR System कैसे चुनें। मार्केट में बहुत सारे ऑप्शन मौजूद हैं, इसलिए सही सिस्टम चुनना जरूरी है।

नीचे कुछ महत्वपूर्ण चीजें दी गई हैं जिन पर आपको ध्यान देना चाहिए।

1. Cloud Based IVR System चुनें

आज के समय में Cloud IVR System सबसे बेहतर विकल्प माना जाता है।

Cloud IVR के फायदे:

• इसे कहीं से भी इस्तेमाल किया जा सकता है
  
  
• इसमें हार्डवेयर की जरूरत नहीं होती
  
  
• जल्दी सेटअप हो जाता है
  
  
• बिज़नेस बढ़ने पर आसानी से स्केल किया जा सकता है
  
  

Small Business के लिए Cloud IVR सबसे आसान और किफायती विकल्प होता है।

2. Easy Setup और Simple Interface

IVR सिस्टम ऐसा होना चाहिए जिसे इस्तेमाल करना आसान हो।

अगर सिस्टम बहुत जटिल होगा, तो उसे सेटअप करने और इस्तेमाल करने में समस्या आ सकती है।

एक अच्छा IVR सिस्टम आपको यह सुविधाएँ देता है:

• आसान डैशबोर्ड
  
  
• सरल सेटिंग्स
  
  
• जल्दी IVR मेन्यू बनाना
  
  

इससे आपका समय बचता है और टीम भी आसानी से इसे इस्तेमाल कर सकती है।

3. Multi-Language Support

भारत जैसे देश में अलग-अलग भाषाएँ बोली जाती हैं। इसलिए IVR सिस्टम में multi-language support होना बहुत जरूरी है।

उदाहरण के लिए:

• हिंदी
  
  
• अंग्रेजी
  
  
• क्षेत्रीय भाषाएँ
  
  

अगर ग्राहक अपनी भाषा में ऑप्शन सुनता है, तो उसका अनुभव बेहतर हो जाता है।

4. Smart Call Routing Feature

एक अच्छा IVR सिस्टम Smart Call Routing की सुविधा देता है।

इसका मतलब है कि ग्राहक की कॉल सीधे सही व्यक्ति या विभाग तक पहुंच जाती है।

इसके फायदे:

• ग्राहक का समय बचता है
  
  
• कॉल जल्दी सॉल्व होती है
  
  
• एजेंट का काम आसान हो जाता है
  
  

यह फीचर खासकर उन बिज़नेस के लिए जरूरी है जिनके पास रोज़ बहुत कॉल आती हैं।

5. Call Recording और Call Analytics

Best IVR सिस्टम में Call Recording और Analytics की सुविधा जरूर होनी चाहिए।

Call Recording से आप यह जान सकते हैं:

• एजेंट ग्राहक से कैसे बात कर रहे हैं
  
  
• ग्राहक को किस तरह की समस्या आ रही है
  
  

Analytics से आपको यह जानकारी मिलती है:

• रोज़ कितनी कॉल आती हैं
  
  
• कितनी कॉल मिस हो जाती हैं
  
  
• ग्राहक किस समय ज्यादा कॉल करते हैं
  
  

इस जानकारी से आप अपनी सर्विस को बेहतर बना सकते हैं।

6. CRM Integration

अगर IVR सिस्टम आपके CRM Software से जुड़ सकता है, तो यह बहुत फायदेमंद होता है।

CRM Integration के फायदे:

• ग्राहक का डेटा तुरंत दिखाई देता है
  
  
• एजेंट को ग्राहक की जानकारी पहले से मिल जाती है
  
  
• ग्राहक को बेहतर और personal service मिलती है
  
  

इससे ग्राहक संतुष्ट रहता है और बिज़नेस की छवि भी अच्छी बनती है।

7. Custom Greeting Message

एक अच्छा IVR सिस्टम आपको Custom Greeting Message बनाने की सुविधा देता है।

उदाहरण:

“Welcome to ABC Company.
Press 1 for Sales.
Press 2 for Support.”

इससे आपका बिज़नेस ज्यादा प्रोफेशनल लगता है और ग्राहक को सही दिशा मिलती है।

8. Affordable Pricing Plan

Small Business के लिए बजट बहुत महत्वपूर्ण होता है। इसलिए IVR सिस्टम चुनते समय उसकी कीमत जरूर देखें।

आपको इन चीजों पर ध्यान देना चाहिए:

• Monthly Plan
  
  
• Setup Cost
  
  
• Call Charges
  
  
• Hidden Charges
  
  

एक अच्छा IVR सिस्टम वह होता है जो कम कीमत में अच्छी सुविधाएँ देता है।

9. Customer Support भी देखें

जब आप कोई IVR सिस्टम खरीदते हैं, तो यह भी जरूरी है कि कंपनी अच्छा customer support दे।

अगर कभी सिस्टम में समस्या आए, तो आपको तुरंत मदद मिलनी चाहिए।

इसलिए हमेशा ऐसी कंपनी चुनें जो:

• 24/7 support देती हो
  
  
• जल्दी समस्या हल करे
  
  
• अच्छी reputation रखती हो